퇴직증명서 발급방법｜요청 절차, 제출용 서식, 온라인 대체 수단까지 총정리

퇴직증명서 발급방법｜요청 절차, 제출용 서식, 온라인 대체 수단까지 총정리

퇴직증명서는 과거 근무했던 직장에서 퇴사한 사실을 증명하는 공식 문서입니다.
대출, 건강보험 자격 변경, 취업 시 이직 경력 증빙 등 여러 상황에서 요구되며, 간단하지만 반드시 정해진 형식과 절차에 따라 발급받아야 합니다.

이번 글에서는 2025년 최신 기준 퇴직증명서 발급 방법과 함께, 회사가 발급을 거부하거나 폐업한 경우 대처법까지 함께 정리해드립니다.

 

 

 

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퇴직증명서란?

퇴직 사실과 퇴직 일자, 재직 기간 등을 명시한 회사 발급 서류입니다.
법적으로 ‘근로자가 요구할 경우 사용자는 지체 없이 발급해야 하는 문서’이며,
고용노동부 고시에 따른 표준 양식이 존재하지만, 회사 고유 서식을 써도 무방합니다.

 

 

 

퇴직증명서가 필요한 주요 사례

• 건강보험 직장가입자 → 지역가입자 전환
• 국민연금 직장가입 기록 정정
• 대출심사 시 이직 증빙자료
• 이직한 회사에서 전 근무지 확인용
• 외국 기관에 경력 증명 시 번역공증용

 

 

 

퇴직증명서 필수 기재사항

• 사업체 이름(회사명)
• 퇴직자의 이름, 주민등록번호(또는 생년월일)
• 입사일, 퇴직일
• 재직 부서 및 직위
• 퇴직 사유(근로자 요청 시 생략 가능)
• 발급일자 및 회사 직인 또는 담당자 서명

※ 퇴직 사유는 요청할 경우 기재하지 않을 수 있습니다.

 

 

 

회사에 퇴직증명서 요청하는 방법

퇴직증명서는 반드시 퇴직한 회사에 직접 요청해야 합니다.
이는 회사가 고용사실과 퇴직사실을 확인할 수 있는 유일한 주체이기 때문입니다.

요청 절차

• 인사팀 또는 총무팀에 이메일 또는 전화로 요청
• 요청 시 필요한 정보 전달
  • 이름, 생년월일
  • 입사일, 퇴사일
  • 요청 목적 (예: 건강보험 자격변경, 대출 등)
  • 출력본 수령 방식 지정 (우편, 이메일, 방문 등)
  • 서류에 회사 직인 또는 담당자 서명이 포함되었는지 확인

이메일 예시 문구

안녕하세요,
본인은 귀사에서 근무 후 퇴직한 OOO입니다.
○○ 목적상 퇴직증명서가 필요하여 요청드립니다.
퇴직일: 2023년 11월 30일
발급본은 이메일로 보내주시면 감사하겠습니다.

온라인 신청도 가능한가요?

일부 기업은 자체 인사 시스템이나 ERP 포털을 통해 퇴직증명서를 온라인으로 신청할 수 있도록 운영 중입니다.
특히 공기업, 대기업, 금융기관 등은 사내 퇴직자 전용 시스템을 제공하는 경우가 많아,
퇴사 전에 온라인 신청 가능 여부를 꼭 확인해보시는 것이 좋습니다.

다만 중소기업이나 일반 중견기업은 대부분 이메일 또는 유선 연락 방식으로 수동 요청해야 합니다.

 

 

 

발급 소요시간 및 수수료

• 보통 1~2영업일 이내 발급 (업무 상황에 따라 달라질 수 있음)
• 수수료는 무료이며, 발급 거절 시 노동청에 민원 접수 가능

 

 

 

퇴직증명서 양식은 어디서 구하나?

회사 고유 양식이 없는 경우, 고용노동부 표준 양식 또는 민원서식 사이트에서 무료로 내려받을 수 있습니다.
다만, 법적 효력 확보를 위해서는 반드시 회사 직인 또는 담당자 서명이 필요합니다.

표준 서식 참고 항목

항목	내용
성명	홍길동
생년월일	1990.01.01
입사일	2020.03.01
퇴직일	2023.11.30
부서/직위	마케팅팀 / 대리
발급일	2025.07.28
회사명 및 직인	주식회사 OOO (직인 날인)

 

 

 

영문 퇴직증명서가 필요한 경우

해외 비자 신청이나 외국 기업 취업 등에서는 영문 퇴직증명서가 요구될 수 있습니다.
회사에 따라 별도 양식이 존재하거나, 국문 양식에 영문 번역문을 첨부해주는 방식으로 대응합니다.

• 요청 시 여권의 영문 이름 표기를 함께 전달
• 회사가 영문 발급이 불가능할 경우, 번역공증을 받아야 함
• 일부 기관은 공증받은 번역본만 인정하는 경우도 있으니 사전 확인 필수

 

 

 

회사가 폐업했거나 발급을 거부하는 경우

퇴직증명서가 꼭 필요한데 회사가 폐업했거나 발급을 거부하는 경우에는 다음 방법으로 대체 가능합니다.

대체 수단

• 국민연금 가입증명서: 국민연금공단 홈페이지 또는 앱
• 고용보험 피보험자 이력내역서: 고용보험 사이트 또는 워크넷
• 소득금액증명원: 국세청 홈택스에서 발급 가능 (급여 내역 포함)

※ 이들 서류는 퇴직 사실이 명시되어 있지 않기 때문에, 퇴직증명서의 완벽한 대체는 어렵고 보완자료로 사용됩니다.

 

 

 

대리 발급 가능한가요?

퇴직증명서는 개인정보 보호 대상 문서이므로 원칙적으로 본인만 발급할 수 있습니다.
가족이나 대리인이 대신 신청하려면 다음 서류가 필요합니다.

• 위임장
• 위임자 신분증 사본
• 대리인 신분증

※ 회사에 따라 법정대리인 관계 증빙(예: 가족관계증명서)을 요구할 수도 있습니다.

 

 

 

마무리 정리

퇴직증명서는 간단한 서류이지만, 때로는 가장 핵심적인 증빙서류가 되기도 합니다.
퇴직한 회사에 정식 요청하면 대부분 빠르게 발급받을 수 있으며, 회사는 이를 거절할 수 없습니다.

폐업, 연락 두절 등으로 발급이 어려운 경우에도 대체 서류를 활용하거나 고용노동부 민원 제기를 통해 문제를 해결할 수 있습니다.

또한 대기업이나 공공기관 출신이라면 온라인 신청이 가능한지 사전 확인하고,
해외 제출을 염두에 둔 경우에는 영문 서식 또는 번역공증 여부까지 함께 체크하시는 것이 좋습니다.

필요한 시점보다 며칠 먼저 여유롭게 요청하는 것, 그것이 불이익을 피하는 가장 확실한 방법입니다.