의료기록 사본 발급 방법｜본인·대리인 절차, 필요서류, 수수료, 온라인 신청 총정리
병원에서 치료를 받거나 보험 청구, 타 병원으로 진료를 이어가기 위해서는 의료기록 사본 발급이 꼭 필요합니다. 하지만 본인이 직접 신청하는 경우와 가족·대리인이 대신 신청하는 경우, 준비해야 할 서류가 다르고 절차도 조금씩 달라 혼란스러운 분들이 많습니다. 또한 폐업한 병원에서 진료를 받았을 때 기록을 어떻게 발급받는지도 중요한 부분이죠. 이 글에서는 2025년 최신 기준으로 의료기록 사본 발급 방법을 상세히 정리했습니다.
의료기록 사본 발급 대상
의료기록은 원칙적으로 환자 본인이 신청하는 것이 기본입니다. 다만 환자가 직접 신청하기 어려운 경우에는 법적으로 정해진 범위 안에서 대리 발급이 가능합니다.
- 본인: 신분증만 지참하면 즉시 발급 가능
- 친족: 배우자, 직계존·비속, 배우자의 직계존속까지 허용
- 임의대리인: 형제자매, 지인, 보험사 직원 등은 반드시 환자의 동의서와 위임장이 필요
- 미성년자: 만 14세 미만은 법정대리인이 대신 신청
- 사망·의식불명 등: 환자 본인 동의가 불가능한 경우, 친족만 발급 가능하며 추가 증명서류 필요
상황별 필요 서류
발급을 위해 반드시 구비해야 할 서류는 상황에 따라 다릅니다.
- 본인: 신분증
- 배우자: 신청자 신분증, 혼인관계증명서, 환자 동의서
- 부모·자녀: 신청자 신분증, 가족관계증명서, 환자 동의서
- 형제자매·지인: 신청자 신분증, 환자 신분증 사본, 환자 동의서와 위임장
- 미성년자(만 14세 미만): 법정대리인 신분증, 가족관계증명서, 법정대리인 작성 동의서
- 사망·의식불명 등: 사망진단서, 의사 진단서, 법원 결정문 등 해당 사실을 증명할 서류 + 친족관계증명서
※ 동의서와 위임장은 반드시 환자 본인의 자필 서명이 있어야 하며, 도장이나 지장은 인정되지 않는 경우가 많습니다.
발급 신청 방법
- 병원 원무팀/의무기록 창구 방문
가장 일반적인 방법으로, 신분증과 서류를 제출하면 접수 후 발급됩니다. - 온라인 신청
최근 많은 병원들이 온라인 사본 신청 시스템을 운영하고 있습니다. 신분증과 관계 서류를 업로드한 뒤 준비가 완료되면 문자 알림을 받고 직접 수령하거나 등기로 받을 수 있습니다. - 폐업 의료기관 기록 발급
폐업한 병원의 기록은 보건소 등으로 이관됩니다. 2025년부터는 보건복지부에서 운영하는 ‘진료기록 발급 포털’을 통해 온라인으로도 발급받을 수 있어 훨씬 편리해졌습니다.
발급 가능한 기록의 종류
- 진료기록부(외래·입원 차트)
- 수술기록지
- 검사결과지 및 판독지
- 퇴원요약지
- 투약·처치 내역
- 영상 판독보고서 및 영상 CD/DVD(별도 수수료)
수수료 기준
의료법 시행규칙에 따라 발급 수수료는 상한선이 정해져 있습니다.
- 진료기록 사본
1~5매: 장당 1,000원
6매 이상: 장당 100원 - 영상자료
CD: 10,000원
DVD: 20,000원
※ 병원마다 상한선보다 낮게 책정하기도 하니, 신청 전에 해당 병원의 수수료를 확인하는 것이 좋습니다.
발급 소요 시간 및 유의사항
- 당일 발급이 대부분이지만, 기록 분량이 많거나 오래된 자료일 경우 수 시간이 걸리거나 익일에 받을 수 있습니다.
- 신청 마감 시간은 보통 병원 업무 종료 30분 전이므로, 늦지 않게 방문하는 것이 안전합니다.
- 발급받은 기록은 개인 보관용뿐 아니라 다른 의료기관 전달, 보험금 청구 등에도 사용 가능합니다.
법적 근거와 보존기간
- 의료법 및 개인정보 보호법에 따라 환자는 자신의 진료기록 열람 및 사본 발급을 요청할 권리가 있습니다.
- 법정 보존기간은 기록별로 다릅니다.
- 진료기록부, 수술기록지: 10년
- 검사소견서: 5년
- 영상자료: 5년
- 보존기간이 지난 자료는 발급이 불가하므로, 필요한 경우 미리 챙겨두는 것이 안전합니다.
대리 발급 실무 팁
- 보험사 직원이 대신 발급받는 경우 동의서 자필 서명 누락이 잦아 거절되는 사례가 많습니다.
- 형제·자매는 원칙적으로 임의대리인에 해당하여 환자 동의와 위임장이 필요합니다. 다만 환자 동의가 불가능한 경우에는 추가 증빙으로 발급 가능한 병원도 있습니다.
- 미성년자 대리 신청 시 법정대리인 여부가 불명확하면 거절되니 가족관계증명서를 반드시 지참해야 합니다.
영상자료 발급 시 유의사항
- 영상자료는 단순 판독지만 발급받을 수 있는 경우와, 원본 CD/DVD까지 별도 요청해야 하는 경우가 있습니다.
- PACS(의료영상 전송 시스템)를 통해 타 병원으로 직접 전송해주는 서비스도 있으니, 환자나 보호자가 직접 CD를 들고 다니지 않아도 되는 병원도 있습니다.
- 영상 CD/DVD 재발급은 수수료 동일하게 부과되는 경우가 많습니다.
수수료 실무 팁
- 동일 내용의 진료기록을 반복해서 신청하는 경우 일부 병원에서는 할인이나 면제를 해주기도 합니다.
- 보험 청구 목적일 경우, 발급비용을 보험사에서 환급해주는 사례도 있으니 확인이 필요합니다.
환자 사망 시 발급 절차
- 환자가 사망했을 경우에는 친족(배우자, 직계존·비속, 배우자의 직계존속)만 발급이 가능합니다.
- 형제·자매도 발급이 가능하나, 병원 기준에 따라 추가 서류가 필요할 수 있습니다.
- 사망진단서 또는 의사 소견서가 반드시 첨부되어야 하며, 발급 범위도 제한될 수 있습니다.
해외에서 신청하는 경우
- 해외에 거주하는 환자나 보호자가 의료기록을 발급받으려면 공증 위임장이 필요합니다.
- 위임장은 한국 대사관·영사관에서 공증 후 국제우편으로 제출해야 하며, 일부 병원에서는 전자공증 문서를 허용하기도 합니다.
발급 거부·실패 사례
- 동의서 자필 서명이 누락된 경우
- 기록 보존기간 만료로 자료가 폐기된 경우
- 대리 신청인의 가족관계 증명 불충분한 경우
- 신청 서류의 주민등록번호·이름 불일치 등
의료기록 활용 사례
- 보험금 청구, 산재·교통사고 처리
- 군 복무 중 질병 진단 제출
- 해외 이민, 유학 시 건강검진 증빙
- 장애등록, 복지제도 신청 등 공적 증명자료
병원 방문 전 체크리스트
- 유효 신분증 원본 지참
- 동의서·위임장 자필 서명 여부 확인
- 가족관계증명서 최신본 준비
- 병원 원무팀 운영시간 확인
- 수수료 결제 수단(현금/카드) 확인
마무리
의료기록 사본 발급은 본인 신청은 간단하지만, 대리 발급의 경우에는 서류가 복잡해지고 발급 거절 사례도 자주 발생합니다. 특히 환자가 의식불명·사망 상태라면 법원 결정문이나 의사 진단서 등 추가 증명 서류가 반드시 필요합니다. 또한 진료기록의 법정 보존기간이 지나면 아예 발급이 불가능하므로, 중요한 자료는 진료 직후 챙겨두는 것이 가장 현명합니다.