진료기록 사본 발급 방법｜본인·대리신청, 수수료, 온라인·오프라인 절차 총정리
병원 진료 후 보험, 소송, 산재 처리, 또는 개인 건강 관리 목적으로 진료기록 사본이 필요한 경우가 많습니다. 하지만 발급 절차나 필요 서류가 상황에 따라 달라 헷갈리기 쉬운데요 이번 글에서는 2025년 기준 진료기록 사본 발급 방법을 본인 신청부터 대리 신청, 수수료, 온라인·오프라인 발급까지 한눈에 정리해드립니다.
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1. 진료기록 사본이란?
진료기록 사본은 환자의 차트, 검사결과, 영상자료 등 의료기관이 보관하는 의무기록의 복사본입니다. 법적으로 환자 본인과 정당한 대리인에게만 교부할 수 있으며, 병원마다 전담 창구(의무기록·제증명 창구)가 운영됩니다.
또한, 의료법 제21조에 근거해 환자는 자신의 진료기록 열람 및 사본 교부를 청구할 권리가 있습니다. 의료기관은 이를 거부할 수 없으며, 다만 환자의 동의가 없거나 법적 근거가 없는 제3자에게는 절대 발급되지 않습니다.
진료기록 보관 기간은 일반 진료기록 10년, 검사영상 5년 이상, 수술기록 10년으로 규정되어 있습니다. 따라서 오래된 기록은 보관 만료로 인해 발급이 불가할 수도 있습니다.
2. 발급 자격
- 환자 본인: 신분증만 있으면 가능
- 미성년자: 법정대리인 신분증 + 가족관계증명서
- 성인 환자의 대리인: 환자 자필 동의서, 환자 신분증 사본, 신청자 신분증, 가족관계증명서 등 관계증빙
- 환자 사망 시: 사망 증빙서류 + 상속인 관계증명 + 신청자 신분증
- 환자가 의식불명·서명 불가 시: 의사의 확인서(서명불가 사실 기재) + 친족 관계증명서 + 신청자 신분증
여기서 말하는 ‘친족’ 범위는 배우자, 직계존속·직계비속, 배우자의 직계존속까지입니다. 형제·자매는 친족 범위에는 포함되지 않지만, 환자 자필 동의서·위임장 등 요건을 갖춘 ‘지정대리인’으로는 발급이 가능합니다. 또한 배우자·직계존비속·배우자의 직계존속이 모두 없는 경우 등에는 병원 지침에 따라 형제·자매가 친족 기준으로 인정되기도 합니다.
대리 발급에 필요한 환자 동의서는 반드시 자필 서명 또는 날인이 있어야 하며, 인감 대신 지장을 인정하는 병원도 있으니 사전에 확인이 필요합니다.
3. 발급 방법
온라인 발급
- 운영 중인 병원: 일부 대학병원·대형병원은 환자 포털이나 모바일 앱을 통해 검사결과·처방전·영상판독보고서를 PDF 형태로 다운로드 가능 (원본 영상은 보통 CD/DVD로 오프라인 발급)
- 휴·폐업 병원: 보건복지부 ‘진료기록 발급 포털’에서 본인 인증 후 PDF 발급 가능
오프라인 발급
- 방문 발급: 병원 의무기록/제증명 창구 방문 → 신청서 작성 → 서류 확인 → 즉시 교부
- 무인 또는 우편 신청: 일부 병원은 우편/팩스로 신청 가능하며, 원본 신청서와 증빙서류 동봉 후 수수료 입금 시 등기우편으로 수령
※ CD/DVD 영상자료의 경우 영상의학과에서 별도 작업이 필요하기 때문에 당일 수령이 어려울 수 있습니다.
4. 수수료
- 진료기록 사본(종이): 1~5장까지 장당 1,000원, 6장부터 장당 100원
- 영상자료(CD/DVD): 병원마다 상이하나 보통 1만 원~2만 원 선
- 열람만 하는 경우: 환자 본인 열람은 수수료 없음
이 요율은 보건복지부 고시에 따른 법정 상한선으로, 병원은 이를 초과해 청구할 수 없습니다. 다만, 우편 발급을 요청하는 경우 등기비용·배송비가 추가될 수 있습니다.
5. 처리 기간
- 일반 사본 발급: 보통 당일 교부 가능
- 영상자료 등: 병원 사정에 따라 2~3일 이상 소요될 수 있음
- 법원 제출용 등 공문 신청 건: 의무기록팀 검토와 병원장 결재가 필요해 1주일 이상 걸리는 경우도 있음
최초 신청 시 서류 미비로 지연되는 경우가 많으니 반드시 체크리스트를 점검하는 것이 좋습니다.
6. 준비해야 할 서류 정리
- 본인: 신분증
- 미성년자: 법정대리인 신분증, 가족관계증명서
- 대리인: 환자 동의서, 환자 신분증 사본, 대리인 신분증, 가족관계증명서
- 사망 환자: 사망진단서 또는 제적등본, 상속인 관계증명, 신청자 신분증
- 의식불명 환자: 의사 진단서(서명 불가 확인), 관계증명, 신청자 신분증
체크리스트를 프린트해 미리 준비하면 발급 지연을 막을 수 있습니다.
7. 발급 시 유의사항
- 대리 발급 시 동의서와 관계증명서 누락이 가장 흔한 오류 → 반드시 확인
- 영상자료 발급 시 별도 CD/DVD 비용이 발생하므로 병원별 금액을 미리 확인
- 제출 기관(보험사, 법원, 근로복지공단 등)에서 요구하는 발급 기간·형식을 확인해야 불필요한 재발급을 줄일 수 있음
- 기록 보관기간 만료로 인해 오래된 자료는 발급이 불가할 수 있음
8. 활용처
- 실손보험·상해보험 청구
- 교통사고나 의료소송 증거 제출
- 산재·장해급여 등 근로복지공단 제출용
- 개인 건강관리(타 병원 진료 이력 확인, 건강검진 결과 관리 등)
9. 자주 묻는 질문 (FAQ)
Q. 해외 거주 환자의 가족이 발급받을 수 있나요?
A. 가능합니다. 단, 환자의 위임장에 공증과 영사확인이 필요합니다.
Q. 병원이 문을 닫았는데 어떻게 하나요?
A. 휴·폐업 병원의 기록은 보건소나 지정 보관기관으로 이관되므로, 복지부 포털을 통해 확인할 수 있습니다.
Q. 진료기록은 언제까지 보관되나요?
A. 의료법에 따라 일반 진료기록 10년, 수술기록 10년, 검사영상은 최소 5년 보관 의무가 있습니다.
10. 발급 실패 사례
- 대리 신청자가 동의서 없이 방문했다가 발급 거절 → 재방문 필요
- 보험사 제출용인데 ‘전체 차트’로 발급해 비용이 과도하게 발생 → 필요한 항목만 요청해야 절약 가능
- 사망 환자의 가족이 관계증명서 없이 신청 → 서류 보완 전까지 발급 불가
마무리
정리하자면, 진료기록 사본은 본인과 정당한 대리인만 발급 가능하며, 온라인과 오프라인 모두 신청이 가능합니다. 수수료는 법정 상한선이 정해져 있어 과도하게 부과될 수 없고, 서류만 제대로 준비하면 대부분 당일 교부를 받을 수 있습니다.
특히 소송, 보험, 산재 등 제출 기관에 따라 요구 서류와 형식이 달라질 수 있으니, 발급 전 반드시 목적에 맞는 서류를 확인하는 것이 중요합니다.