진단서 발급 방법｜종류, 필요서류, 온라인·오프라인 절차, 대리발급, 수수료까지
병가 제출, 보험 청구, 사고 처리, 학교·직장 제출 등에서 진단서가 필요할 때가 많죠. 그런데 어떤 서류를 고르면 되는지, 누가 어떻게 신청할 수 있는지 헷갈리기 쉽습니다. 2025년 기준으로 종류별 선택 요령부터 발급 절차, 대리발급, 수수료와 유의사항까지 한 번에 정리해드릴게요
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1) 먼저, 어떤 진단서를 선택할까? (용도별 가이드)
일반진단서: 가장 범용. 병명(코드), 진단일, 치료·요양기간, 검사/치료 내용 등 기재. 회사 병가, 학교 제출, 보험 기본 첨부 등
상해진단서: 사고·폭행 등 형사/경찰 제출용. ‘치유(치료) 예상기간’이 핵심으로 들어갑니다. 대개 직접 진찰이 필요하고, 사건번호·경위 확인을 요구할 수 있어요
소견서: 특정 사실(장애 가능성, 추가 검사의 필요 등)에 대한 의사의 의견 중심
입·퇴원확인서/통원확인서: 재직·학교·보험 등 사실 확인용으로 간단히 날짜만 필요할 때
영문진단서: 해외 제출, 보험, 유학·취업용. 여권과 동일한 영문 이름을 병원에 반드시 알려주세요
특수서식(산재·보험사 지정 양식 등): 제출기관이 별도 양식을 요구하면 그 양식으로 발급받아야 반려를 피할 수 있어요
사망진단서/시체검안서: 사망 관련 법정 절차용. 범위와 요건이 다르니 해당 상황에 맞게 병원 안내를 따르세요
• 선택 팁: 제출처가 “진단서”를 요구해도 실제로는 입·퇴원확인서 또는 진료확인서로 충분한 경우가 있습니다. 반대로 경찰·법원·보험사의 경우 ‘치유(예상)기간’·‘상해 정도’ 표기가 필요한데, 이는 상해진단서로만 명확히 담길 수 있으니 접수 전에 반드시 서류 명칭과 필수 기재항목을 확인하세요
• 영문 서식 주의: 영문진단서는 성/이름 순서, 생년월일 표기(YYYY-MM-DD 등), 여권번호 표기 여부가 기관마다 다릅니다. 제출처 가이드라인을 병원에 함께 전달하면 재발급을 줄일 수 있습니다.
• 지정 양식: 산재·공단·보험사 등은 체크박스·코드·담당의 서명 위치가 정해져 있어 일반진단서로 대체 시 반려 가능성이 큽니다.
2) 누가 신청할 수 있나? (발급 자격)
본인: 신분증 지참으로 가능
미성년자: 법정대리인(부모 등) 신청
대리인: 환자 자필 동의서(또는 위임장) + 환자 신분증 사본 + 신청자 신분증 + 관계증빙(가족관계증명서 등)
의식불명·서명불가: 의사의 확인서(서명불가 사실 기재) + 친족 관계증명 + 신청자 신분증
사망: 사망 증빙 + 상속인(친족) 관계증명 + 신청자 신분증
※ 진단서는 의사가 직접 작성하는 문서라서, 병원은 신분·관계 확인에 엄격합니다. 대리발급은 서류 하나만 빠져도 접수 거부가 흔합니다.
• 친족·지정대리 범위: 일반적으로 배우자·직계가족이 우선하며, 그 외 가족·지정대리인은 환자의 자필 동의·위임 및 신분증 사본이 필수입니다. 해외 체류 중인 환자의 경우 위임장 공증·영사확인이 추가될 수 있습니다.
• 거부·보류 사례: 환자가 의학적으로 확인되지 않은 내용(업무상 재해 단정 등)을 요구하거나, 대리서류에 자필 서명이 없거나 위임 기간이 지난 경우 발급이 보류·거절될 수 있습니다.
3) 준비서류 체크리스트 (한눈에)
공통: 신분증(주민등록증·운전면허증·여권 등)
대리발급: 동의서/위임장, 환자 신분증 사본, 관계증빙, 신청자 신분증
상해진단서: 사건번호·경위서(경찰서 요구 시), 상해 부위가 드러나는 검사결과·영상 등
영문진단서: 여권 영문명 스펠링, 필요한 경우 생년월일 표기 형식(YYYY-MM-DD) 확인
특수서식: 제출기관 지정 양식 파일 또는 인쇄본
— 확장 —
• 동의서 팁: 서명란에 도장 또는 지장을 허용하는지 병원마다 다릅니다. 스캔·팩스 허용 여부도 사전 확인하세요
• 영상·검사 첨부: 상해진단서에 영상 첨부가 필요한 경우가 있으므로, 영상 CD/DVD 수령 가능일을 함께 문의하세요
4) 발급 방법 (온라인·오프라인)
A. 온라인/모바일
다수의 종합병원이 환자포털/앱에서 진단서·확인서 신청과 결제, 전자문서(PDF/QR) 발급을 지원합니다.
전자 진단서는 QR/검증코드로 진위 확인이 가능해 제출처에서 원본으로 인정하는 경우가 많습니다. 다만, 제출기관이 종이원본(직인·간인)만 인정하는지 사전 확인이 필요해요
B. 방문(가장 확실)
병원 제증명/의무기록 창구 방문
신청서 작성 → 필요서류 제출 → 수납
의사 확인·서명 후 원본 교부(종이, 영문은 별도 직인·영문서식 사용)
C. 우편·팩스·키오스크(병원별)
일부 병원은 우편/팩스 신청 또는 병원 내 무인 키오스크 발급을 운영합니다. 가능 여부와 구비서류는 병원 안내에 따르세요.
— 확장 —
• 전자문서 활용: 전자 진단서는 위·변조 방지를 위해 유효기간·검증 URL/QR이 포함되는 경우가 많습니다. 이메일·포털 업로드로 제출하는 기관에 특히 유리합니다.
• 키오스크 주의: 본인확인 수단(휴대폰 본인인증·공동/금융인증 등)과 출력 형식(PDF/종이) 지원 범위가 병원마다 다릅니다.
5) 상황별 빠른 동선
• 일반(회사·학교 제출)
일반진단서 선택 → 필요 항목(요양기간, 진단명 코드 등) 기재 여부 확인 → 종이 또는 전자 선택
요양기간이 필요한데 진찰 기록만 있고 기간 산정이 어려우면, 재진/추가진찰이 요구될 수 있어요
• 상해진단서(경찰·형사)
접수 전 직접 진찰이 원칙. 상해 정도와 치유(치료) 예상기간을 의사가 판단해야 하므로 과거 기록만으로 발급이 거절될 수 있습니다.
사건번호, 제출처, 필요한 문구(예: “치주부 안정 필요”)가 있다면 미리 고지하세요
• 보험/산재·노무
보험사 혹은 공단 지정 서식이 있는지 먼저 확인 → 지정서식/일반진단서 중 선택 → 기간·병명 표기 형식 요구에 맞춰 요청
추가 서류(진료비 계산서·영수증, 진료기록 사본 등)가 함께 요구되는 경우가 많습니다.
• 영문·해외 제출
여권과 동일한 영문 표기(성/이름 순서, 중간이름)로 발급 요청
해외 공공기관 제출이라면 아포스티유/영사확인 필요 여부를 먼저 확인하세요
• 형사사건 포인트: ‘치유(예상)기간’이 법적 판단에 참고되므로, 통증 정도·기능 제한·추가 검사 계획을 진찰 시 구체적으로 설명하면 보다 정확한 기간 산정에 도움이 됩니다.
• 보험 청구 팁: 최초 접수 전에 “필수 항목 체크리스트(병명코드, 진단일, 요양기간, 의사성명·면허번호, 직인)”를 보험사 콜센터·약관에서 확인하면 반려 가능성을 낮출 수 있습니다.
• 해외 제출 팁: 번역공증이 필요한지, 아포스티유와 영사확인 중 어떤 절차를 요구하는지 먼저 결정한 뒤 진단서 언어·형식을 맞추세요.
6) 수수료와 소요기간
수수료: 병원 고시 금액에 따릅니다. 일반진단서·영문진단서·상해진단서가 가장 비싸고, 입·퇴원/통원확인서는 비교적 저렴합니다. 통상 수천원~수만원대 범위에서 책정돼요
처리시간: 단순 확인서는 당일 교부가 일반적이고, 상해·영문·특수서식은 확인 절차로 수시간~수일 걸릴 수 있습니다. 택배/우편 수령은 배송 기간을 추가로 고려하세요
• 긴급 발급: 외래 직후 즉시 발급을 원할 경우, 담당의 스케줄·결재 라인(의무기록팀) 때문에 지연될 수 있으니 진료 전 ‘제증명 발급 가능 시간’을 문의하세요
• 재발급 비용: 동일 내용 재출력에도 재발급 수수료가 책정된 병원이 있으니, 제출처 수량을 미리 확인해 한 번에 발급 받는 것이 경제적입니다.
7) 꼭 알아둘 유의사항
타 병원 진료를 우리 병원 진단서로 대체 불가: 해당 진료를 시행한 병원·의사가 작성해야 신뢰성 인정됩니다.
소급 발급은 제한: 진단일 이전 시점으로의 발급은 원칙적으로 불가하며, 과거 기록이 명확할 때 “그 당시 기록에 근거”해 발급하는 정도만 가능합니다.
내용 변경·문구 추가는 재진이 필요할 수 있음: 의학적 사실에 맞지 않는 요구 문구는 기재가 거절됩니다.
재발급: 동일 내용 재출력은 가능하나, 병원마다 재발급 수수료가 있을 수 있습니다.
개인정보 보호: 주민번호 뒷자리 비노출 등 마스킹 규정이 있으니, 제출처가 원문 전체 주민번호를 요구하는지 먼저 확인하세요
• 의무기록 연동: 진단서 내용은 의무기록과 일치해야 하므로, 과거 타 병원 검사·영상이 핵심 근거라면 자료 제출(사본·CD) 후 반영 가능 여부를 사전에 문의하세요
• 반려를 줄이는 문구 요청법: 제출처가 요구하는 포맷(예: 근로불가 가능성·휴업 필요성·통원치료 기간 등)을 구체적으로 메모해 담당자에게 전달하면, 불필요한 재발급을 줄일 수 있습니다.
8) 한 번에 끝내는 체크리스트
제출처가 요구하는 문서 종류(일반/상해/영문/확인서/지정서식) 먼저 확정
본인/대리 여부에 따라 서류 준비
기간·병명 코드·표기 언어(국·영문) 등 필수 항목 메모
병원 환자포털/앱 가능 여부 확인 → 전자문서 인정 범위도 함께 확인
수수료·교부 방식(종이/전자/우편)을 결정하고 접수
• 표준 요청 예시(병원 창구/포털 메모용)
– “회사 병가 제출용 일반진단서 1부, 요양기간 00일 표기 부탁드립니다.”
– “경찰 제출용 상해진단서 1부, 사건번호 ○○-○○ 포함, 치유 예상기간 기재 필요합니다.”
– “영문진단서 1부, 여권 표기명 HONG, GILDONG / YYYY-MM-DD 형식으로 부탁드립니다.”